Text copied to clipboard!
Cím
Text copied to clipboard!Dokumentumkoordinátor
Leírás
Text copied to clipboard!
Dokumentumkoordinátort keresünk, aki kulcsszerepet vállal szervezetünk dokumentumkezelési, nyilvántartási és adminisztratív folyamatainak hatékony működtetésében. Ebben a pozícióban a munkatárs feladata lesz a beérkező és kimenő dokumentumok rendszerezése, ellenőrzése, nyomon követése és archiválása, valamint annak biztosítása, hogy minden irat megfeleljen a belső szabályzatoknak, jogszabályi előírásoknak és minőségi követelményeknek. A Dokumentumkoordinátor szorosan együttműködik különböző részlegekkel, hogy a dokumentáció pontos, naprakész, könnyen visszakereshető és biztonságosan kezelt legyen.
A szerepkör ideális olyan precíz, jól szervezett és megbízható szakemberek számára, akik magabiztosan kezelnek nagy mennyiségű információt, és képesek egyszerre több feladatot is magas színvonalon ellátni. A munkakör fontos része a dokumentumok formai és tartalmi ellenőrzése, a verziókövetés, a jóváhagyási folyamatok támogatása, valamint a digitális és papíralapú nyilvántartások karbantartása. A pozíció betöltője hozzájárul ahhoz, hogy a szervezet működése átláthatóbb, szabályozottabb és hatékonyabb legyen.
A Dokumentumkoordinátor napi szinten kapcsolatot tart belső munkatársakkal, vezetőkkel, valamint esetenként külső partnerekkel is annak érdekében, hogy a szükséges dokumentumok időben rendelkezésre álljanak. Fontos, hogy a jelölt képes legyen határidők mentén dolgozni, gyorsan reagálni a változásokra, és önállóan megoldani a dokumentációval kapcsolatos problémákat. Előnyt jelent a dokumentumkezelő rendszerek, vállalatirányítási szoftverek és irodai alkalmazások ismerete, valamint a szabályozott környezetben szerzett tapasztalat.
Ebben a munkakörben nagy hangsúly kerül az adatbiztonságra, a bizalmas információk megfelelő kezelésére és a részletekre való fokozott odafigyelésre. A sikeres jelölt képes lesz standardizált folyamatokat követni, ugyanakkor javaslatokat is tenni a dokumentumkezelési gyakorlat fejlesztésére. Olyan munkatársat keresünk, aki nemcsak adminisztratív támogatást nyújt, hanem aktívan hozzájárul a szervezeti folyamatok minőségének javításához is.
Ha Ön szereti a rendszerezett munkát, fontosnak tartja a pontosságot, és szívesen dolgozna olyan környezetben, ahol a dokumentáció minősége közvetlen hatással van a működés eredményességére, akkor ez a lehetőség kiváló választás lehet. A pozíció stabil szakmai fejlődést, változatos feladatokat és együttműködésen alapuló munkakörnyezetet kínál egy olyan szervezetnél, ahol a megbízható dokumentumkezelés alapvető érték.
Felelősségek
Text copied to clipboard!- Beérkező és kimenő dokumentumok átvétele, iktatása és rendszerezése
- Dokumentumok formai és tartalmi ellenőrzése a belső előírások szerint
- Digitális és papíralapú irattárak karbantartása és frissítése
- Verziókövetés és jóváhagyási folyamatok adminisztratív támogatása
- Kapcsolattartás belső részlegekkel a hiányzó vagy javítandó dokumentumok ügyében
- Dokumentumkezelő rendszerek adatainak pontos rögzítése és frissítése
- Archiválási és megőrzési szabályok betartásának biztosítása
- Riportok és nyilvántartások készítése a dokumentáció állapotáról
Elvárások
Text copied to clipboard!- Középfokú vagy felsőfokú végzettség adminisztratív vagy kapcsolódó területen
- Legalább 1-2 év tapasztalat dokumentumkezelési vagy adminisztratív munkakörben
- Magas szintű pontosság és kiváló szervezőkészség
- Felhasználói szintű számítógépes ismeretek, különösen irodai szoftverekben
- Tapasztalat elektronikus dokumentumkezelő rendszerek használatában
- Jó kommunikációs készség szóban és írásban
- Képesség önálló és csapatban történő munkavégzésre
- Diszkréció és bizalmas információk felelős kezelése
Lehetséges interjú kérdések
Text copied to clipboard!- Milyen tapasztalata van dokumentumkezelési vagy adminisztratív területen?
- Dolgozott már elektronikus dokumentumkezelő rendszerrel?
- Hogyan biztosítja munkája során a pontosságot és a határidők betartását?
- Volt már feladata bizalmas vagy érzékeny adatok kezelésével?
- Milyen irodai szoftvereket használ magabiztosan a mindennapi munkában?
- Hogyan kezeli, ha egyszerre több sürgős dokumentációs feladatot kell ellátnia?
